Dans cet article Dans cet article
- Convention de formation : définition juridique et champ d’application
- Les mentions obligatoires d’une convention de formation professionnelle
- Convention ou contrat de formation : identifier le bon document
- Convention de formation en apprentissage : CFA, employeur et apprenti
- Rédiger un modèle de convention de formation pas à pas
- Financement de la formation : ce que la convention débloque
- Erreurs fréquentes autour de la convention de formation et bons réflexes
- Cas pratiques sur la convention de formation
- Une convention de formation doit-elle être signée avant le premier jour de la session ?
- Faut-il une convention de formation pour une action achetée avec le CPF ?
- La signature électronique d’une convention de formation est-elle valable ?
- Un formateur indépendant doit-il établir une convention de formation ?
- Que risque-t-on sans convention de formation ?
En bref : la convention de formation est le document contractuel signé entre l’acheteur d’une action (entreprise, association, employeur) et l’organisme de formation qui la dispense. Encadrée par les articles L6353-1 et L6353-2 du code du travail, elle précise l’intitulé, l’objectif, le programme, la durée, les dates, les modalités d’évaluation et le prix. Si un particulier finance seul sa formation, il signe un contrat de formation, assorti d’un délai de rétractation de 10 jours.
Une session de sécurité pour l’équipe d’accueil d’un festival, un stage de régie son pour un technicien, une remise à niveau bureautique pour la billetterie : dès qu’une structure achète une action à un prestataire, la convention de formation entre en jeu. Ce papier n’a rien d’une simple formalité. Il conditionne bien souvent la prise en charge par l’OPCO, sert de preuve en cas de contrôle et protège les deux parties si la prestation ne se déroule pas comme prévu. Voici ce qu’il doit contenir, qui le signe, comment le rédiger et les pièges que l’on retrouve le plus souvent dans les dossiers.
Convention de formation : définition juridique et champ d’application
Le code du travail impose qu’une action de formation professionnelle achetée par une personne morale donne lieu à une convention conclue entre l’acheteur et l’organisme qui la réalise. Sont concernées les catégories listées à l’article L6313-1 : les actions de formation au sens strict, les bilans de compétences, les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience et les actions de formation par apprentissage.
Concrètement, ce document fixe noir sur blanc ce que l’organisme s’engage à délivrer et ce que le client s’engage à payer. Il complète le programme pédagogique, la convocation et, à l’issue de la session, l’attestation de fin de formation remise au stagiaire. Cet ensemble documentaire s’inscrit dans l’univers plus large de la formation continue, qui regroupe toutes les actions suivies après la sortie du système scolaire.
Un point souvent ignoré des nouveaux prestataires : l’organisme doit déposer sa déclaration d’activité au plus tard dans les trois mois qui suivent la conclusion de sa première convention ou de son premier contrat de formation. Le numéro attribué figure ensuite sur chaque convention qu’il émet.
Les mentions obligatoires d’une convention de formation professionnelle
L’article L6353-1 liste les éléments que l’action doit préciser. Le tableau ci-dessous les traduit en contenu concret, avec un exemple tiré du secteur culturel.
| Mention | Ce qu’il faut écrire | Exemple |
|---|---|---|
| Identité des parties | Raison sociale, adresse, SIRET, représentant légal, numéro de déclaration d’activité de l’organisme | Association organisatrice d’un festival et organisme spécialisé en techniques du spectacle |
| Intitulé et objectif | Nom de l’action et compétence visée, formulée de façon vérifiable | Être capable de câbler et d’exploiter une console numérique en concert |
| Programme et contenu | Déroulé pédagogique, prérequis, public visé (programme souvent annexé) | Six modules, dont deux en conditions réelles de balance |
| Durée et période | Nombre d’heures, dates, horaires, lieu | 21 heures sur trois jours en mars |
| Modalités de déroulement | Présentiel, distanciel, mixte, moyens techniques et pédagogiques | Plateau équipé, un formateur pour six participants |
| Suivi et évaluation | Feuilles d’émargement, évaluation des acquis, document remis à la fin | Mise en situation notée et attestation de fin de formation |
| Prix et règlement | Coût hors taxes et TTC, échéancier, éventuelle subrogation vers l’OPCO | Facturation directe à l’OPCO après la session |
| Stagiaires concernés | Nom ou nombre des participants | Deux régisseurs salariés de l’association |
D’autres clauses ne sont pas imposées par les textes mais évitent bien des litiges : conditions d’annulation et de report, dédommagement en cas d’absence, accessibilité aux personnes en situation de handicap, traitement des données personnelles, juridiction compétente. Attention aux sommes prévues à titre de dédit : elles ne sont généralement pas prises en charge par les financeurs et doivent apparaître séparément du coût pédagogique.
Convention ou contrat de formation : identifier le bon document
La confusion entre les deux est fréquente, alors que la règle tient en une question : qui paie ?
- La convention lie l’organisme à une entreprise, une association, une collectivité ou un financeur. Elle relève de l’article L6353-2.
- Le contrat de formation concerne la personne physique qui entreprend une formation à titre individuel et à ses frais. Il est encadré par les articles L6353-3 et suivants.
Le contrat protège davantage le particulier. Celui-ci dispose de dix jours après la signature pour se rétracter par lettre recommandée avec accusé de réception, aucune somme ne peut être exigée avant l’expiration de ce délai, et l’acompte versé ensuite ne peut dépasser 30 % du prix. Ces garanties n’existent pas dans une convention entre professionnels, où la négociation reste plus libre.
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À ne pas mélanger non plus avec la convention de stage, qui relève du code de l’éducation et organise l’accueil d’un étudiant en entreprise : elle n’a ni le même objet ni les mêmes signataires.
Convention de formation en apprentissage : CFA, employeur et apprenti
Depuis la réforme de 2018, chaque contrat d’apprentissage s’accompagne d’une convention de formation conclue entre l’employeur et le centre de formation d’apprentis. L’apprenti signe son contrat de travail, mais il n’est pas partie à cette convention, qui organise la relation financière et pédagogique entre les deux structures.
Le document précise notamment le diplôme ou le titre préparé, la durée du parcours, le nombre d’heures passées au CFA, le calendrier d’alternance et le coût de la formation. Ce coût s’appuie sur le niveau de prise en charge défini pour la certification visée, et l’OPCO de l’employeur règle en principe le CFA directement. Lorsque la durée du contrat est réduite ou allongée en fonction du niveau de l’apprenti, la convention doit le refléter. Les modèles diffusés par les CFA reprennent la formule classique « Entre les soussignés », suivie des coordonnées du centre puis de l’entreprise.
Les centres liés à l’industrie, comme ceux présentés dans notre dossier afpi formation & alternance, transmettent généralement ce document prérempli à l’employeur, qui vérifie surtout les dates, le rythme et le montant avant de signer.
Rédiger un modèle de convention de formation pas à pas
Que vous soyez organisme ou client, la méthode ci-dessous permet de produire un document solide sans repartir de zéro à chaque session.
- Contrôler le numéro de déclaration d’activité de l’organisme et, si un financement public ou mutualisé est visé, la validité de sa certification qualité.
- Annexer le programme détaillé plutôt que de le résumer en deux lignes : c’est lui que le financeur examine en premier.
- Nommer les participants ou, à défaut, indiquer leur nombre et leur fonction.
- Chiffrer précisément en distinguant coût pédagogique, frais annexes (déplacement, hébergement, matériel) et TVA éventuelle.
- Décrire l’évaluation : quiz, mise en situation, grille d’observation, et préciser le document remis en fin de parcours.
- Prévoir l’annulation et le report avec des délais clairs pour chaque partie.
- Dater, signer et archiver avant le premier jour de la session, en conservant la convention avec les émargements et l’attestation.
La signature électronique est admise et simplifie l’échange, à condition de garder une trace fiable de l’identité des signataires. Un modèle de convention bien construit se réutilise ensuite d’une action à l’autre : seuls les blocs variables (dates, participants, prix) changent.
Côté organisme, la qualité de ce document n’est pas qu’une question juridique. Pour une structure qui prépare la Certification Qualiopi, les conventions font partie des preuves consultées par l’auditeur, notamment sur l’information du public et l’adaptation des prestations. Si la marque vous paraît encore floue, notre explication Qualiopi c’est quoi détaille les critères et la démarche. Depuis le 1er janvier 2022, cette certification est indispensable pour accéder aux fonds publics et mutualisés.
Financement de la formation : ce que la convention débloque
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l’employeur dépose souvent une demande de prise en charge auprès de son OPCO avant le début de l’action. La convention signée, le programme et le devis composent alors le cœur du dossier. Dans le secteur culturel, c’est l’AFDAS qui joue ce rôle pour une grande partie des structures du spectacle vivant, de l’audiovisuel et de l’édition, avec des règles propres aux intermittents.
Prenons un cas concret. Une association qui monte chaque été un festival en plein air envoie son régisseur général et un technicien plateau suivre une Formation HSE sur le travail en hauteur et la prévention des risques électriques. L’association signe la convention avec l’organisme, choisit la subrogation de paiement pour que l’OPCO règle directement le prestataire, puis récupère après la session les émargements et les attestations. Sans convention conforme, la facture resterait à sa charge.
Le compte personnel de formation fonctionne différemment. Lorsqu’une action est réservée via la plateforme publique dédiée, ce sont ses conditions générales qui encadrent la relation entre le titulaire et l’organisme. Une convention distincte peut toutefois être demandée si l’employeur abonde le compte ou si la formation a lieu pendant le temps de travail.
Erreurs fréquentes autour de la convention de formation et bons réflexes
- Signer après la session. Un document antidaté ou daté après coup affaiblit le dossier et peut entraîner un refus de financement.
- Un objectif trop vague. « Se perfectionner en son » ne dit rien ; une compétence observable rassure le financeur et sert de base à l’évaluation.
- Des écarts entre documents. Durée, dates ou prix qui diffèrent entre convention, programme et facture provoquent des rejets en série.
- Le mauvais signataire. Un salarié sans délégation de pouvoir ne peut pas engager l’entreprise ; c’est au représentant légal ou à une personne habilitée de signer.
- Oublier les avenants. Un changement de date, de participant ou de format doit être formalisé par écrit et transmis au financeur.
Le meilleur réflexe reste de relire la convention en parallèle du programme et du devis, ligne par ligne, avant envoi. En cas de doute sur une clause sensible (dédit, responsabilité, données personnelles), l’avis d’un juriste ou du service conseil de l’OPCO évite des mauvaises surprises, les règles de prise en charge variant selon les branches.
Cas pratiques sur la convention de formation
Une convention de formation doit-elle être signée avant le premier jour de la session ?
En pratique, oui. Le code du travail ne fixe pas de délai précis, mais la plupart des financeurs exigent un dossier complet avant le démarrage. Une signature tardive expose à un refus de prise en charge et rend plus difficile la preuve de l’accord sur le prix et le programme.
Faut-il une convention de formation pour une action achetée avec le CPF ?
Pas au sens classique. Pour une réservation effectuée sur la plateforme Mon Compte Formation, la relation est régie par les conditions générales du service. Des pièces complémentaires peuvent néanmoins être réclamées quand l’employeur cofinance l’action.
La signature électronique d’une convention de formation est-elle valable ?
Oui, elle est reconnue en droit français et largement acceptée par les OPCO. Mieux vaut passer par un service qui horodate le fichier et conserve la preuve de l’identité des signataires, pour pouvoir le produire lors d’un audit.
Un formateur indépendant doit-il établir une convention de formation ?
S’il vend directement une action à une entreprise, il agit comme organisme de formation : numéro de déclaration d’activité et convention sont alors nécessaires. S’il intervient en sous-traitance, il signe plutôt un contrat avec l’organisme donneur d’ordre, lequel conclut la convention avec le client.
Que risque-t-on sans convention de formation ?
Le risque principal est financier : l’OPCO peut refuser de payer ou demander le remboursement des sommes versées. Pour l’organisme, l’absence de document complique le recouvrement du prix et peut être relevée lors d’un contrôle. Les conséquences exactes dépendent de chaque situation, d’où l’intérêt de vérifier son dossier auprès du financeur.